IMPOSIZIONE FISCALE

Tracciabilità delle spese per trasferte, missioni e rappresentanza: i chiarimenti della Circolare AE 22 dicembre 2025, n. 15/E

La Circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, illustra in modo organico le novità introdotte dal D.Lgs. n. 192/2024, dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024) e dal D.L. n. 84/2025 in materia di documentazione probante e tracciabilità delle spese di trasferta, missione e rappresentanza, con impatti su lavoratori dipendenti, lavoratori autonomi e imprese.

1. Trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti

• Definizione di trasferta/missione
  Per trasferta o missione si intende lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro; il trasferimento definitivo integra, invece, una diversa sede di lavoro.
• Trasferte all’interno del territorio comunale
  In un’ottica di semplificazione, è superato il precedente obbligo di documenti provenienti dal vettore: i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto nel comune non concorrono al reddito se le spese sono comunque comprovate e documentate.Non costituisce reddito il rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle ACI, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale. Restano esclusi dal reddito i rimborsi documentati di pedaggi e parcheggi.La disciplina si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente, nel rispetto del principio di cassa “allargato”.Obbligo di tracciabilità per vitto, alloggio, taxi e NCC
  Dal 1° gennaio 2025, ai fini della non imponibilità dei rimborsi, le spese sostenute in occasione di trasferte o missioni per:
  • vitto;
  • alloggio (inclusa l’imposta di soggiorno);
  • viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC),
  devono essere pagate con strumenti tracciabili (versamento bancario o postale, carte, altri sistemi previsti dall’art. 23 D.Lgs. n. 241/1997, comprese app di pagamento collegate a conti o IBAN). [2] [6]La condizione di tracciabilità vale sia per le trasferte all’interno del comune sia per quelle fuori comune, con riferimento alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
• Spese escluse dall’obbligo di tracciabil
  Non sono soggette al nuovo vincolo le spese di viaggio e trasporto effettuate con mezzi di linea (treni, aerei, autobus, navi ecc.), nonché i rimborsi chilometrici calcolati con tabelle ACI, che restano esclusi dal reddito a prescindere dalla modalità di pagamento.
• Trasferte in Italia vs trasferte all’estero
  Il D.L. n. 84/2025 ha limitato l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute “nel territorio dello Stato”. Per le missioni e trasferte all’estero, quindi, la non imponibilità dei rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non è subordinata al pagamento con strumenti tracciabili: sono esenti anche se effettuati in contanti.

2. Profili per imprese e lavoratori autonomi (cenni)

• Imprese
  La deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi/NCC, nonché dei relativi rimborsi analitici per trasferte di dipendenti o compensi a lavoratori autonomi, è subordinata all’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili, se le spese sono sostenute in Italia.
• Lavoratori autonomi
  Per i lavoratori autonomi, la circolare coordina le modifiche al TUIR: la deducibilità e la non imponibilità dei rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC sostenute nel territorio dello Stato richiede il pagamento tracciabile; i rimborsi riferiti a spese non tracciate concorrono al reddito. È inoltre delineato un doppio binario di decorrenza tra obblighi su trasferte/missioni e obblighi sulle spese di rappresentanza.

3. Spese di rappresentanza e tracciabilità

• Estensione del vincolo di tracciabilità
  Il Decreto fiscale (D.L. n. 84/2025) ha esteso il requisito di tracciabilità del pagamento anche alle spese di rappresentanza, modificando l’art. 108, comma 2, TUIR. Dal 2025 tali spese sono deducibili, nei limiti ordinari, solo se pagate con versamento bancario/postale o con altri sistemi tracciabili ex art. 23 D.Lgs. n. 241/1997.Diversamente dalle spese di trasferta, la norma non prevede alcun limite territoriale: il vincolo di pagamento tracciabile per la deducibilità delle spese di rappresentanza si applica anche se le spese sono sostenute all’estero.
• Perimetro delle spese interessate
  Rientrano tra le spese di rappresentanza soggette a tracciabilità le erogazioni gratuite di beni e servizi con finalità promozionali o di pubbliche relazioni (omaggi, pranzi e cene con clienti, eventi, viaggi promozionali, ecc.), secondo la definizione del D.M. 19 novembre 2008. Restano escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che continuano ad essere deducibili secondo le regole ordinarie.
• Decorrenza
  Le nuove regole in tema di rappresentanza decorrono dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti “solari”).

4. Strumenti di pagamento e prova della tracciabilità

La circolare specifica che soddisfano il requisito di tracciabilità:

• versamenti bancari o postali;
• carte di debito, credito e prepagate;
• assegni bancari e circolari;
• altri sistemi di pagamento elettronico previsti dall’art. 23 D.Lgs. n. 241/1997, incluse app di pagamento via smartphone collegate a conti o istituti di moneta elettronica.

L’estratto conto bancario/postale costituisce una prova residuale e opzionale della tracciabilità, utilizzabile quando non siano disponibili altri giustificativi diretti del pagamento.